Административно и информационно обслужване

Отдел „Административно и информационно обслужване" извършва следните дейности:

• Осъществява деловодно-информационното обслужване на гражданите, като:

- обработва входящите и изходящите документи и вътрешната поща;

- приема, регистрира, разпределя и насочва входящата поща към адресатите;

- извежда и изпраща по предназначение изходящата кореспонденция.

• Отговаря за организирането, техническата подготовка и провеждането на избори за държавни и местни органи на властта, преброяване на населението и референдуми.

• Извършва основните дейности по „Гражданско състояние и ЕСГРАОН“:

- Поддържа картотечните регистри;

- Осъществява и поддържа връзка с Националната база данни;

- Обновява и поддържа Локалната база данни;

- Извършва компютърна обработка на документите;

- Поддържа и обновява териториалния класификатор на улиците в района;

- Изготвя заявка до РУ ГРАО за издаване на нов или смяна на вече издаден ЕГН;

- Получава разпечатки с промените в адресната регистрация на лицата и осъществява свързаната с това обработка на Личните регистрационни картони (ЛРК)и тяхното своевременно препращане в другите райони на CO;

- Съставя Лични регистрационни картони на: граждани, записани на постоянен адрес в района; чужди граждани с разрешено постоянно пребиваване на територията на РБ; лица, на които е предоставен статут на бежанец и хуманитарен статут. Класира и съхранява тези Лични регистрационни картони;

- Извършва дейности по входящата и изходящата кореспонденция с граждани, държавни и частни институции;

- Предава в РУ ГРАО обработените образци ЕСГРАОН;

- Получава и обработва документ „Заявление за постоянен адрес на гражданите“;

- Отразява информацията от постъпили документи в ЛРК и базата данни;

- Приема и обработва документ „Адресна карта за настоящ адрес“;

- Издава удостоверение за вписване в картотечния регистър;

- Извършва седмичното приключване и предаване на документите в ГРАО;

- Издава удостоверения за: наследници; сключване на брак с чужд гражданин; идентичност на имена; родствени връзки; семейно положение;

- Извършва справки за ЕГН;

- ЕГН на бежанци и чужди граждани;

- Коригира регистрите по гражданско състояние въз основа на решения от съда, осиновяване, разсиновяване, развод и други документи;

- Своевременно обработва регистрите по гражданско състояние, съставяне на регистрите и азбучниците към тях;

- Връчва удостоверения за раждане;

- Издава дубликати и пълни преписи от актовете по гражданско състояние;

- Приема документи за припознаване на дете, извършва заверка и отразява промените;

- Отразява настъпило анулиране на актове;

- Своевременно предава опис на новите актове по гражданско състояние в ЕСГРАОН;

- Архивира личните карти (паспорти) на починалите лица;

- Изпраща в Консулски отдел на МВнР актове по гражданско състояние на чужди граждани;

- Обработва документи по гражданско състояние на български граждани, живеещи в чужбина;

- Съставя месечна справка за починали лица, която предава в съответните служби (Военно окръжие, Дирекция „Приходи и администриране на местни данъци и такси“, „Столично управление – социално осигуряване”, „Агенция за социално подпомагане”, „Министерство на вътрешните работи”);

- Организира съхранението на документите.

• Осъществява следните деловодни дейности:

- Приема и обработва заявления, молби, жалби, предложения, сигнали и други документи от физически и юридически лица;

- Води и съхранява архива;

- Извършва справки по движението на заведените преписки;

- Извършва справки по архивната документация;

- Обработва изходящата кореспонденция;

- Изготвя ежемесечен отчет за получените от Столична община заповеди, решения на СОС и приети от СОС програми;

- Извършва консултации по експлоатацията на програмен продукт „Акстър – офис1“ в частта за документооборота;

- Своевременно обработва и поддържа информационните масиви.

• Въвежда данни в годишния Отчетен доклад за състоянието на администрацията на район „Илинден“ (съгласно чл. 62 от Закона за администрацията).

• Въвежда данни в Системата за самооценка на административното обслужване в район „Илинден“ (съгласно в чл. 23 от Наредба за административното обслужване).
• Извършва обмен на документи и пратки (писма, пакети и др.) по надлежния ред в и извън районната администрация.

Заявление - образец за извършване на общи услуги от Районната администрация може да бъде изтеглено ТУК

Бланка - образец на съгласие за обработване на лични данни